Tổ chức sự kiện (hội nghị, hội chợ thương mại...) là một trong những hoạt động diễn ra có tính chất quan trọng trong môi trường công việc bởi lẽ đây là một trong những kênh trao đổi thông tin chính thức trực tiếp trong việc tổng kết, đánh giá hoạt động sản xuất – kinh doanh, giới thiệu thương hiệu, trưng bày giới thiệu sản phẩm, bán hàng và mở rộng phát triển kênh phân phối của doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện là một công việc có một ý nghĩa hết sức hệ trọng đối với doanh nghiệp, nếu sự kiện thành công sẽ làm cho uy tín của doanh nghiệp được nâng cao, còn thất bại cũng sẽ làm cho uy tín của doanh nghiệp mất đi nhanh chóng... Trong thực tế có nhiều doanh nghiệp đã đầu tư tiêu hao rất nhiều nguồn lực cho công việc tổ chức sự kiện, nhưng kết quả không mấy thành công, hoặc thành công không theo mong đợi...

Tổ chức sự kiện được xem như quản trị một dự án là một lĩnh vực đòi hỏi cần phải có những kiến thức và kỹ năng nhất định về hoạch định - tổ chức - điều hành - phối hợp và kiểm soát những hạng mục công việc của sự kiện. Do đó cần phải được đào tạo và huấn luyện. Khóa học này sẽ mang lại sự hỗ trợ cho doanh nghiệp những vấn đề đã được đặt ra như trên.

ĐỐI TƯỢNG HỌC VIÊN

Khóa học được thiết kế dành cho các cấp quản lý, những người được bổ nhiệm trưởng ban, nhân viên tham gia vào công việc tổ chức sự kiện.

MỤC TIÊU KHÓA HỌC

Sau khóa học, học viên có thể:

• Hiểu được đầy đủ khái niệm tổ chức sự kiện (hội nghị, hội chợ thương mại);
• Nắm rõ tầm quan trọng và ý nghĩa của công việc tổ chức sự kiện;
• Hiểu rõ được mối quan hệ của công việc tổ chức sự kiện với uy tín của doanh nghiệp;
• Có khả năng xác định được các hạng mục công việc cốt lõi trong công việc tổ chức sự kiện;
• Mô tả được quy trình công việc tổ chức sự kiện (hội nghị, hội chợ thương mại hiệu quả) bao gồm: trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện;
• Tổ chức công việc cá nhân một cách hiệu quả khi phải làm nhiều việc cùng một lúc trong chương trình của sự kiện (hội nghị, hội chợ thương mại);
• Lập kế hoạch, triển khai thực hiện và kiểm soát công việc có nhiều người tham gia trong nhóm dự án tổ chức sự kiện (hội nghị, hội chợ thưong mại);
• Áp dụng các nguyên tắc hoạch định va kiểm soát khi quản lý công việc tổ chức sự kiện với nguồn lực bị chia sẻ;

THỜI LƯỢNG KHÓA HỌC

Khóa học được tiến hành trong 4 ngày.

NỘI DUNG KHÓA HỌC

Phần 1: Khái niệm, ý nghĩa và tầm quan trọng công việc tổ chức sự kiện (hội nghị, hội chợ thưong mại)

• Khái niệm tổ chức sự kiệnhội nghị, hội chợ thương mại;
• Tầm quan trọng và ý nghĩa của công việc tổ chức sự kiện;
• Mối quan hệ của công việc tổ chức sự kiện và uy tín của doanh nghiệp;

Phần 2: Qui trình thực hiện công việc tổ chức hội nghị, hội chợ thương mại hiệu quả

• Định nghĩa công việc;
• Những khó khăn khi thực hiện công việc;
• Xác định các hạng mục công việc cốt lõi trong chương trình hội nghị, hội chợ thương mại;
• Vai trò của lập kế hoạch của chương trình hội nghị, hội chợ thương mại;
• Vai trò của kiểm soát hạng mục công việc của chương trình hội nghị, hội chợ thương mại
• Quy trình thực hiện công việc tổ chức hội nghị, hội chợ thương mại (trước, trong và sau khi kết thúc)

Phần 3: Hoạch định và kiểm soát công việc cá nhân tham gia vào nhóm dự án tổ chức sự kiện

• Hoạch định công việc cá nhân
• Sắp xếp lịch làm việc
• Kiểm soát công việc cá nhân

Phần 4: Hoạch định và kiểm soát công việc nhóm dự án tổ chức sự kiện (hội nghị, hội chợ thương mại)

• Qui trình hoạch định

                 -   Xác định các công việc:

                   +   Mục tiêu

                   +   Phạm vi

                   +   Ràng buộc

                 -   Xác định các hạng mục công việc

                 -   Xác định trình tự thực hiện

                 -   Phân bổ nguồn lực:

                   +   Phân công công việc

                   +   Ước tính thời gian thực hiện

                   +   Ước tính thời gian hoàn thành

                   +   Bảng dữ liệu

                   +   Sơ đồ PERT và đường găng

                   +   Xác định tải công việc cá nhân

                   +   Điều chỉnh tải công việc

                   +   Phân bổ nguồn lực

                 -   Kế hoạch thực hiện và kiểm soát công việc:

                   +   Các bước hoạch định công việc

                   +   Lập kế hoạch kiểm soát

                   +   Triển khai công việc

                   +   Nguyên tắc kiểm soát

                   +   Giám sát thực hiện công việc

                   +   Một số rủi ro thường gặp

                   +   Những ứng phó khi gặp rủi ro

                   +   Thông tin cần thiết trong thiết trong báo cáo

                   +   Làm thế nào để tổ chức hội nghị, hội chợ thương mại hiệu quả

                   +   Qui trình kiểm soát

Phần 5: Hoạch định và kiểm soát công việc với  nguồn lực bị chia sẻ

• Tổ chức ma trận
• Đặc điểm của nguồn lực bị chia sẻ
• Hoạch định với nguồn lực bị chia sẻ
• Kiểm soát với nguồn lực bị chia sẻ
• Để có sự cam kết của thành viên
• Để có sự hỗ trợ của các nhà tài trợ

Phần 6: Nghệ thuật bố trí, trưng bày hội nghị hội chợ thương mại

• Bố trí phòng hội nghị, địa điểm hội chợ thương mại
• Bố trí khẩu hiệu, bảng chào mừng, nội dung của hội nghị, hội chợ thương mại
• Sắp xếp chỗ ngồi cho khách
• Bố trí công cụ trực quan cho hội nghị, hội chợ thương mại
• Bố trí nhân viên phục vụ hội nghị, hội chợ thương mại
• Nghệ thuật bài trí, trưng bày hàng hóa, sản phẩm - dịch vụ để gây ấn tượng cho khách hàng tại hội chợ thương mại
• Nghệ thuật trang trí tại hội chợ thương mại theo phong cách riêng tạo hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

Phần 7: Ứng dụng, chuyển giao và hướng dẫn sử dụng phần mềm MS OFFICE PROJECT vào việc hoạch định và kiểm soát công việc nhóm dự án tổ chức sự kiện và cá nhân tham gia vào nhóm dự án để thực hiện một cách hiệu quả.

PHƯƠNG PHÁP GIẢNG DẠY

INLEN lấy người học làm trung tâm nhằm phát huy tối đa tính tích cực và chủ động của họ.

Phương pháp giảng dạy tương tác 3 chiều: Học viên - Học viên - Giảng viên, và được sử dụng phối hợp các phương pháp: thuyết trình, phát ý tưởng, thảo luận nhóm, trò chơi hoạt động, nghiên cứu tình huống, đóng vai, hỏi – đáp trong khóa học.

Sau khóa học, các học viên sẽ tự tin sử dụng kinh nghiệm và những kỹ năng vừa được trang bị nhằm thay đổi quan niệm cűng như hành vi của học viên tại nơi làm việc. Giáo trình và phương pháp truyền đạt của INLEN được xây dựng theo hướng giải quyết vấn đề, nhắm vào các khó khăn mà người học đang gặp phải để đề nghị, hướng dẫn cách giải quyết phù hợp thông qua các bài tập tự khám phá, bài tập thực hành và kế hoạch hành động cá nhân.

THÔNG TIN KHÓA HỌC

Ghi chú:

-   Học phí sẽ được giảm 10% áp dụng khi hoàn tất học phí trước ngày khai giảng là 7 ngày.

-   Học phí sẽ được giảm 10% áp dụng cho nhóm học viên đăng ký từ 3 người trở lên.

-   Học viên sẽ không được hoàn lại học phí khi đã đóng phí, nếu học viên có yêu cầu dời khóa học, vui lòng đề nghị bằng văn bản (fax, email, thư) đến INLEN trước ngày khai giảng ít nhất 3 ngày.

ĐIỀU KIỆN CẤP CHỨNG CHỈ KHÓA HỌC

Học viên sẽ không được cấp Chứng chỉ khóa học nếu vắng mặt hơn 30% tổng số buổi học của toàn khóa học.

• Cá nhân
• Tổ chức